De nombreux acteurs économiques sont rentrés ces dernières années dans l’ère du numérique avec la mise en place de solutions comme par exemple la Gestion Electronique de Documents ou le bulletin de salaire électronique.
Et de fait, cette transition numérique s’accélérera entre juillet 2024 et janvier 2026 avec l’obligation de la facturation électronique appelée e-invoicing pour les transactions BtoB et du e-reporting pour les transactions BtoC.
Selon l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021, une facture électronique nommée e-invoicing est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées.
Ceci signifie que les informations de la facture seront organisées selon un schéma ou un langage prédéfini pour pouvoir être traitées automatiquement par des logiciels.
Trois conditions doivent être remplies pour que la facture soit reconnue « électronique » par les plateformes :
Ainsi, toute facture éditée au format PDF ordinaire, JPEG ou PNG ne sera plus acceptée.
Toutes les entreprises opérant en France sont concernées par l’obligation légale de la facture électronique :
L’e-reporting consiste à transmettre à l’Administration fiscale les données de facturation et d’encaissement client reçues des transactions commerciales réalisées par l’entreprise.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées par l’obligation légale de l’e-reporting.
A noter que certaines entreprises étrangères non établies en France peuvent être soumises à l’obligation de déclaration du flux e-Reporting, à condition que l’opération concernée soit réalisée en France et soumise à la TVA.
Quelques logiciels de facturation vont intégrer très prochainement le format de facturation électronique Factur-X et celui-ci semblerait être le format référent à l’horizon des prochaines échéances.
Le format Factur-X a été développé par la France et l’Allemagne sur la base de la norme européenne sémantique EN16931. Il à l’avantage d’être à la fois visible par l’humain (format PDF/A-3) et lisible par la machine (format XML).
Ainsi la Factur-X se présente comme une facture classique en PDF, à l’intérieur duquel est attaché un fichier XML contenant toutes les informations essentielles (numéro et date de facture, identité et coordonnées du fournisseur et du client, montants HT, TVA et TTC…).
Ce format a pour objectif de simplifier les enregistrements comptables et les déclarations de TVA.
Comme la facturation électronique et l’e-reporting deviendront obligatoires, anticiper dès aujourd’hui permettra de bénéficier des avantages suivants :
Dès le 1er juillet 2024 :
Il ne sera donc plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple.
L’échéancier :
Au respect de l’obligation de réception des factures à partir du 1er juillet 2024, il sera nécessaire dans le courant du 1er trimestre 2014 de sélectionner une plateforme.
La plateforme pourra être librement choisie parmi ces deux catégories :
Elle se chargera de centraliser et de transmettre à la DGFiP les données de facturation nécessaires au contrôle et à la pré-déclaration de la TVA et à la tenue de la comptabilité nationale.
Par ailleurs, la plateforme publique assurera en quelque sorte un service minimum universel de la facture électronique. Elle permettra gratuitement aux entreprises, notamment aux plus petites, de transmettre, déposer ou saisir en ligne leurs factures mais également d’en recevoir.
Elle assurera la transmission des factures de leurs clients aux entreprises destinataires.
Par rapport à la plateforme publique, l’intérêt du recours aux plateformes privées réside dans le bénéfice de services à valeur ajoutée. Par exemple :
Quelques plateformes privées seront créées en Tiers de confiance et auditées à partir de 2023.
Et certains grands éditeurs de logiciels du marché n’excluent pas d’être dans la liste des PDP.
Au-delà de l’obligation légale, la facture électronique implique incontestablement une changement de méthodes ou une évolution de ses solutions par l’ajout de nouvelles fonctionnalités dans l’objectif d’un gain de temps et d’une automatisation non négligeable.