Abandonner la facturation des outils bureautiques comme Excel ou Word ou faire évoluer les solutions installées sans mises à jour depuis quelques années sont devenues incontournables et obligatoires afin de respecter les différentes dispositions, de ne pas être sanctionné et de ne pas compromettre la vie de son entreprise.
Et nous vous détaillons les raisons :
1. Loi anti-fraude :
La fraude à la TVA atteignait les 17 milliards d‘euros en 2015 et donc l’administration fiscale a décidé d’instaurer la loi anti-fraude à compter du 1er janvier 2018.
Tout logiciel de gestion/comptabilité doit satisfaire à quatre critères, à savoir :
- L’inaltérabilité : les devis et factures validés ne sont ni supprimables et ni modifiables.
- La sécurisation : le logiciel doit sécuriser les données concernées et garantir leur restitution.
- La conservation : la solution conserve toutes vos données pendant une durée minimale de 6 ans.
- L’archivage : les données sont archivées pour toute demande d’accès par l’administration fiscale.
Pour s’assurer de la bonne conformité de votre logiciel de facturation aux quatre exigences de cette disposition réglementaire, vous devez disposer d’un certificat ou d’une attestation lors d’une demande de l’administration fiscale.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées dès lors qu’elles effectuent des ventes de marchandises et/ou de services au profit de clients non assujettis à la TVA tels que les particuliers (B to C).
Si vous ne pouvez fournir d’attestation ou de certificat en cas de contrôle inopiné par la DGFIP ou les douanes, vous devrez payer une amende de 7 500 € par logiciel non certifié.
A partir de l’infraction constatée, vous disposerez de 60 jours pour vous mettre en conformité, sous peine d’une nouvelle amende de 7 500 €, reconductible jusqu’à la mise en conformité.
Documents de référence :
Bulletin officiel des finances publiques BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704
2. Anticiper la facturation électronique :
La facturation électronique déjà en vigueur dans la relation avec la commande publique, à travers le portail Chorus Pro deviendra une obligation légale dans la relation inter-entreprises.
La mise en place de la facturation électronique dans son organisation de gestion demande une adaptation des pratiques et des outils. La première étape de la facture électronique obligatoire arrivera très vite, dès juillet 2024 pour la réception des factures.
La facture devra être sous format Factur-X. Celui-ci est composé d’un PDF couplé à un fichier de données XML pour un traitement automatisé de la facture afin de répondre aux prescriptions de la norme européenne N16931.
Documents de référence :
https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/article_jo/JORFARTI000039684090
https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000044044176
3. RGPD Ready :
Le RGPD, appelé Règlement Général de la Protection des Données, est une directive européenne entrée en vigueur le 25 mai 2018 qui permet de protéger la vie privée de l’ensemble des citoyens européens contre les violations de données.
Il concerne toutes les personnes et l’ensemble des entités telles que TPE, start-up, entreprises, artisans, micro-entrepreneur qui traitent des données à caractère personnel.
Les logiciels de facturation actuels permettent de faciliter la mise en conformité au RGPD et propose des fonctions et des outils tels que :
- Sécurisation des données avec mot de passe
- Effacement des données client (Droit à l’oubli) hormis les données qui ont été utilisées dans l’exécution d’un contrat
- Exclusion d’un tiers (client, fournisseur ou prospect) des emailings à but commercial pour respecter leur consentement.
- Recensement des données à caractère personnel
A défaut de respect, les sanctions peuvent être pénalisantes :
- Jusqu’à 20 millions d’euros d’amende ou 4% du chiffre d’affaires annuel de l’exercice précédent (le montant le plus élevé des deux étant retenu).
- Image de l’entreprise impactée
- Possibilités de sanctions pénales
Documents de référence :
https://www.cnil.fr/fr/rgpd-par-ou-commencer
https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-sur-la-protection-des-donnees-ce-qui-change-pour-les-professionnels
https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/bpi-cnil-guide-rgpd-tpe-pme.pdf
https://www.cnil.fr/rgpd-notions-cles-et-bons-reflexes
https://www.cnil.fr/rgpd-passer-a-laction
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006417981/
4. FEC :
Toute entreprise qui dispose d’une comptabilité informatisée doit remettre lors d’un contrôle fiscal un fichier des écritures comptables pour chacune des périodes concernées. Ce fichier appelé FEC contient l’ensemble des écritures comptables. Cette fonctionnalité spécifique est désormais présente depuis ces dernières années dans la majorité des logiciels de comptabilité. A défaut de le générer, l’entreprise pourra être passible d’une amende de 5000 €.
Documents de référence :
https://www.impots.gouv.fr/les-comptabilites-informatisees
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000018014217/2007-12-29/
